Jak skutecznie przygotować firmę do pracy w biurze hybrydowym?
Powrót pracowników do biur po najtrudniejszym okresie pandemii Covid-19 zbliża się wielkimi krokami. Czwarty kwartał 2021 roku jest wskazywany przez większość firm jako okres kiedy planowane jest wdrożenie pracy w modelu hybrydowym, który zyskał w ostatnim czasie na popularności.
Wyniki badań przeprowadzonych przez ManpowerGroup i HRlink na reprezentatywnej grupie 130 polskich firm wskazują, że aż 75% pracowników wybrało model pracy hybrydowej jako docelowe rozwiązanie post Covid-19. Większość respondentów wskazało, że chciałoby pracować zdalnie minimum 10 dni w miesiącu a resztę czasu pracować w biurze. Praca rotacyjna niesie ze sobą wiele wyzwań organizacyjnych. Praca w trybie hybrydowym wymaga zmiany organizacji pracy w firmie, reorganizacji procesów i zespołów. Poza nową polityką organizacyjną niezbędne jest także wdrożenie rozwiązań, które zapewnią możliwość rezerwacji zasobów biura oraz pozwolą pracownikom odnaleźć swój zespół w biurze hybrydowym.
Firmy w ostatnich latach inwestowały w środowisko biurowe, aby zapewniać coraz większy komfort pracy. W nowoczesnych biurowcach w ostatnich latach pojawiły się pokoje do pracy w ciszy, strefy do zadań zespołowych, a także przestrzenie do integracji czy wspólnego wypoczynku. Elementy wyposażenia wspierające pracę w modelu Activity Based Working stanowią bardzo dobrą podstawę do przemiany biura Agile w biuro hybrydowe ale same w sobie nie wystarczają aby wspierać nowy model pracy.
Furniko jest długoletnim partnerem i głównym dostawcą produktów oraz rozwiązań dla klientów zarówno w Polsce jak i na świecie. Nasze zespoły sprzedażowe Furniko Concept doświadczyły wspólnie z klientami przemian jakie zachodzą we współczesnych biurach podczas pandemii Covid-19. Zebrane przez nas doświadczenie podczas realizacji projektów dla kluczowych klientów w czasach pandemii pozwoliło nam wytypować niezbędne elementy funkcjonalnego biura hybrydowego.
Poniżej przedstawiamy kilka cech biura hybrydowego, które są wspólne dla biur naszych klientów:
– Dostępność i różnorodność stref wspólnych i indywidualnych, które wspierają wykonywanie zadań jakie trudno wykonać w domu.
– Strefy do współpracy na planie otwartym wyposażone w technologię do video konferencji.
– Strefy do pracy w skupieniu wyposażone w punkty zasilania i multimedia.
– Meble, które są mobilne i które można wygodnie przenosić z miejsca w miejsce.
– System, który pozwoli rezerwować najbardziej potrzebne dla pracownika zasoby biura: stanowisko pracy, szafkę na rzeczy personalne oraz miejsce do spotkań.
Wszyscy nasi klienci wskazują, że biuro hybrydowe ma przede wszystkim zachęcać pracowników do współpracy i ponownej integracji. Pracownicy decydując się na dojazd do biura nie powinni tracić czasu na szukanie swoich zespołów, wolnych biurek, szafek personalnych czy salek do spotkań. Wszystkie zasoby muszą być dostępne do rezerwacji w ramach jednego systemu, który jest łatwy i intuicyjny w obsłudze.
Furniko jako jedna z pierwszych firm w Polsce rozpoczęła współpracę z producentami systemów do rezerwacji zasobów biura. Od 2018 roku nasza firma współpracuje ze holenderską firmą GoBright, która oferuje system do rezerwacji biurek oraz miejsc spotkań poprzez aplikację mobilną, dedykowany portal oraz zintegrowane ze skrzynką mailową wtyczki add-on. Aby zapewnić jedno narzędzie do rezerwowania wszystkich niezbędnych zasobów biura dla pracownika Furniko rozpoczęło współpracę z kolejną holenderską firmą Vecos, która jest bezspornym liderem w dostarczaniu inteligentnego systemu do rezerwacji szafek typu locker. Firma Vecos obsługuje globalnie firmy, które uznane są za liderów we wdrażaniu inteligentnych technologii w biurach jak: Microsoft, Deloitte, Accenture oraz EY.
W odpowiedzi na zwiększone zainteresowanie systemami do rezerwacji zasobów biura w czasach pandemii Covid-19 firmy GoBright oraz Vecos zintegrowały swoje rozwiązania w jednym intuicyjnym w obsłudze systemie. Furniko jako prekursor inteligentnych rozwiązań dla biur, które można zintegrować z wyposażeniem meblowym oferuje zarówno system GoBright jak i system Vecos na rynek polski.
Poniżej prezentujemy główne założenia systemu GoBright ze zintegrowanym modułem do rezerwacji szafek typu locker.
System proponowany przez Furniko ma trzy główne moduły: Work, Meet i Vecos które połączone są ze sobą przy pomocy jednego wygodnego w obsłudze interfejsu. W zależności od stopnia dostępu użytkownika, dostępne są różne funkcje w portalu jak i poprzez aplikację na urządzenia mobilne lub w programie Ms Outlook.
Zachęcamy do obejrzenia krótkiego klipu wideo, w którym można zapoznać się z wykorzystaniem funkcjonalności modułów do rezerwacji Work, Meet oraz modułu Visit, czyli automatycznego procesu rejestracji gości.
Work
Jest to moduł umożliwiający rezerwację stanowisk pracy przez pracowników przy pomocy portalu, urządzeń mobilnych, z poziomu biurka lub programu MS Outlook z wgraną wtyczką Plug-in. Moduł Work można rozszerzyć o dodatkowe sensory, które umożliwiają zbieranie danych o zajętości stanowisk oraz między innymi anulowanie rezerwacji typu „no show”. Moduł Work umożliwia również zarządzanie bezpieczeństwem sanitarnym poprzez wysyłanie informacji o potrzebie dezynfekcji stanowiska, które przestało być użytkowane przez pracownika oraz o wykluczeniu stanowiska pracy z puli dostępnych do rezerwacji, co pozwala na zachowanie dystansu społecznego bez potrzeby re-aranżacji przestrzeni. Moduł Work można zintegrować ze stanowiskami pracy z elektryczną regulacją wysokości Furniko poprzez inteligentny panel sterujący z czytnikiem kart RFID. Dla tradycyjnych stanowisk pracy dedykowane jest rozwiązanie oparte o naklejki NFC, które wsparte o sensory obecności tworzą ekonomiczne rozwiązanie do funkcjonalnego rezerwowania stanowisk pracy.
Główne zalety modułu Work:
– Wybór stanowiska online – biurko można rezerwować przez portal GoBright z opcją rezerwacji na mapie biura, przez aplikacje mobilną lub bezpośrednio z użyciem karty RFID lub telefonu z funkcją NFC.
– Wizualne oznaczenie zajętości – zajęte lub wolne biurka można zobaczyć na mapkach biura w portalu, poprzez mapy wyświetlane na ekranach dotykowych odpłatnego dodatku Mapping oraz poprzez diody Glow dedykowane do biurek z regulacją wysokości Furniko.
– Optymalizacja zajętości biurek Hot Desk – system GoBright umożliwia bardzo sprawne zarządzanie biurkami Hot Desk poprzez dedykowane dla administratora funkcje wykluczające powszechne problemy w postaci „No Show” lub wyrejestrowanie użytkownika po skończonej sesji rezerwacji.
– Analiza danych zajętości – system GoBright pozwala bardzo wygodnie analizować dane zebrane przez sensory obecności i dostosowywać zapotrzebowanie na biurka do faktycznych potrzeb danego biura.
– Rozwiązanie szyte na miarę – niewątpliwą korzyścią z systemu GoBright jest możliwość dostosowania rozwiązań do rezerwacji stanowisk do każdego budżetu. GoBright oferuje rozwiązania Premium zintegrowane z biurkami z elektryczną regulacją wysokości ale również rozwiązania bazujące na samych licencjach i technologii NFC, która wymaga niskich nakładów inwestycyjnych.
Meet
Jest to moduł, który umożliwia rezerwację spotkań w wyznaczonych pomieszczeniach lub strefach. Rezerwacji można dokonać w ten sam sposób co rezerwacji stanowisk pracy w module Work. Moduł Meet można doposażyć w ekrany instalowane przed salkami do spotkań oraz w obszarze stref, które można rezerwować. Dotykowe ekrany informują o planowanych spotkaniach oraz informują o aktualnym statusie salki. Z poziomu ekranu można dokonać rezerwacji salki używając karty RFID i logując się do systemu. Salki mogą mieć przypisane atrybuty dotyczące wyposażenia oraz wielkości co pozwala łatwo rezerwować pomieszczenie odpowiednie dla Twoich potrzeb. Dodatkowe funkcje jak catering, obsługa techniczna można wykorzystać do przekazywania informacji odpowiednim osobom o potrzebie dezynfekcji salki po spotkaniu.
Bezprzewodowe sensory obecności, które można dokupić do modułu Meet pozwalają monitorować stan zajętości pomieszczeń oraz np. likwidować z kalendarza spotkania, na których nikt się nie pojawił.
Główne zalety modułu Meet:
– Możliwość przypisywania atrybutów do konkretnych miejsc dostępnych do rezerwacji, dzięki czemu można łatwo wyszukiwać miejsca spełniające dane kryteria np. ilość miejsc, sprzęt multimedialny, dostępność usług dodatkowych, itp.
– Oszczędność czasu poprzez eliminację najczęstszych problemów jak No Show, przerywanie spotkań przez innych użytkowników, podwójnych rezerwacji.
– Możliwość rezerwacji spotkań poprzez skrzynkę e-mail, aplikację mobilną, portal GoBrigh lub bezpośrednio z poziomu tabletu dotykowego.
– Dodatkowe usługi w postaci cateringu lub spersonalizowanych usług wewnętrznych np. pomoc IT. Dzięki usłudze catering można zamawiać produkty z biurowej restauracji lub powiadomić sekretariat o potrzebie realizacji zamówienia na catering. Usługi dodatkowe można także spersonalizować aby sprawnie poprosić o pomoc działu IT w przypadku problemów technicznych.
– Analiza danych zajętości – system GoBright pozwala bardzo wygodnie analizować dane zebrane przez sensory obecności i dostosowywać zapotrzebowanie na miejsca spotkań do faktycznych potrzeb danego biura.
– Integracja systemu z systemem firmy – system GoBright można wygodnie zintegrować z MS Exchange, Outlook, Office 365, Google, Active Directory i systemami FMIS.
Vecos
Jest to system do rezerwacji szafek personalnych typu locker, który został zintegrowany z rozwiązaniem GoBright. Lockery Furniko z systemem Vecos wyposażone są w specjalne zamki, które połączone są z terminalem sterującym w przegrodzie technicznej. Cały zestaw można wyposażyć w terminal z dotykowym ekranem, który współpracuje z kartami RFID i usprawnia zarządzanie szafkami. Dodatkowym wyposażeniem są wbudowane we fronty szafek diody zajętości (zielone i czerwone).
Główne zalety systemu Vecos:
– Pełna integracja z systemem GoBright,
– Możliwość rezerwacji przez aplikację, karty RFID lub nadany PIN kod,
– Powiadomienia dla użytkownika,
– Optymalizacja wykorzystania szafek poprzez brak możliwości zajmowania więcej niż jednej szafki przez jednego użytkownika,
– Możliwość konfigurowania szafek wspólnych dla zespołów,
– Zbieranie i analizowanie danych o zajętości szafek.
